Bergstadcupen søker komitémedlemmer

22.-24. juni 2018

 

 

Bergstadcup-06.jpg

 

Vi har begynt å glede oss til Bergstadcupen, og i den forbindelse trenger vi flere som ønsker å bidra til at årets cup igjen blir en minnerik opplevelse for alle deltakende.

Nedenfor har vi beskrevet ulike poster som trenger én til to ansvarlige. Kunne du tenke deg å stille opp i forberedelsene og under Bergstadcupen?

Ta kontakt med cupens leder på tlf. 400 13 975 eller e-post Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den..

 

Økonomi

Som økonomiansvarlig vil sentrale oppgaver innebære å ivareta gode kontrollrutiner for pengehåndtering under cupen i samsvar med revisors krav, samt betale regninger og klargjøre bilag i samarbeid med regnskapsfører. Budsjett skal settes opp i god tid ør cupen, og etter cupens avslutning skal eget regnskap settes opp.

Når cupen nærmer seg skal økonomiansvarlig forberede opplegg for forsyning og henting av kontanter under cupen, og utarbeide hensiktsmessige kontrollfunksjoner og rutiner/skjemaer for kontanthåndtering under cupen, og sørge for at disse følges.

Under cupen vil økonomiansvarlig ha ansvar for henting av kasse/safevesker hver kveld og anbringe disse i nattsafe, besørge forsyning av salgssteder med ny kasse med veksel, og sette opp kasseoppgjør for hver enkelt enhet.

Post besatt: Har én, mangler én person.

 

Sportslig

Sportslig ansvarlig skal legge til rette for et godt sportslig opplegg med hensyn til kampprogram, dommeroppslutning og resultatservice slik at deltakere og ledere får en tilfredsstillende service og en positiv opplevelse - også under hensyn til at de skal ha en sosial opplevelse gjennom oppholdet på Røros.

Sentrale oppgaver i forberedende fase vil blant annet innebære å besvare henvendelser fra klubber og lag vedrørende sportslig og øvrig opplegg omkring, samt utpeke og holde god kontakt med dommeransvarlig. Videre skal sportslig ansvarlig blant annet utarbeide oversikt over alle påmeldte lag med sentrale opplysninger, utarbeide forslag til kampoppsett før cupstart, kontrollere at dommeroppsett holder nødvendig kvalitet og kapasitet, etablere cupens jury, forberede cupens resultatservice gjennom tilrettelegging av kontorutstyr, forsikre seg om at kompetent mannskap er oppsatt på resultatservice (kontoret). I tillegg sørger sportslig for en oversiktlig og praktisk god oppslagstavle på Øra og i Gymbygget, etablere speakertjeneste (behov meldes til personell ansvarlig) og forsikre seg om at disse er innforstått med sine oppgaver vis-a-vis resultatservice, og sørge for enkel og sikker kommunikasjon mellom resultatservice og Øra.

Under cupen skal ansvarlig sørge for at resultatservice fungerer, være tilgjengelig under hele cupen, lede og kontrollere at sluttspill blir korrekt oppsatt, og holde løpende kontakt med dommeransvarlig.

Post besatt: Har én, mangler én person.

 

Teknisk komité

Teknisk komité skal bidra til at både tilreisende og lokale deltakere møter en ryddig Bergstad hvor det er lett å finne fram og hvor de får spille på gode fotballbaner. Oppgaver vil innebære å være i beredskap for evt. påkommende oppgaver, være ansvarlig for flagging og skilting, samt følge opp laget som har ansvar for garderobeanlegget på Øra.

I forberedende fase vil sentrale oppgaver være å opprette et team av nøkkelpersoner som forbereder og tar hånd om alle tekniske sider, oppretter avtaler om søppeltømming, og lager skiltplan. Videre skal teknisk ansvarlig sikre at nøkkelpersonell er tilgjengelig og villig til å ta hånd om banene før og under cupen mht. oppmerking, raking, vanning, oppsetting av salgstelt etc., inngå avtale med leverandør av toalettartikler, sørge for tilfredsstillende toalettkapasitet på Øra og på overnattingssteder, organisere søppelplukking/avfallsstativer i Røros under cupen, organisere parkering, sørge for nødvendig strømforsyning til speakertjenesten, kiosk m.m.

Under cupen skal ansvarlig påse at vaktmannskaper instrueres og er til stede og forstår sine oppgaver, samt være tilgjengelig for sekretariatet for forefallende arbeid.

Post besatt: Har én, mangler én person.

 

Sekretariat

Sekretariatet skal være arrangementets informasjonssentrum både for egne medarbeidere og for tilreisende. Sekretariatet er således vårt «ansikt utad» og må tilstrebe å vise en positiv og imøtekommende holdning. Sekretariatet må påregne å få spørsmål av alle mulige slag og må utvise stor evne til kreative løsninger for å tilfredsstille våre kunder.

Ansvarlig for denne posten skal etablere sekretariat i Gymbygget med nødvendig kontorutstyr og rekvisita, og tilrettelegge et oversiktlig og lett forståelig informasjonsmateriell som skal ligge på sekretariatet.

Under cupen skal sekretariatet ha oversikt over deltakende lag, overnattingssteder, hittegods, kampoppsett, camping, opplysninger i programheftet, serve deltakere og lagledere med beskjeder, samt stå for salg av enkeltbilletter mat og sosiale aktiviteter. Sekretariatet er også ansvarlig for garderobevakter og vaktmannskap i matsal.

Post besatt: Har én, mangler én person.

 

Innkvartering

Som innkvarteringsansvarlig har man ansvar for at alle tilreisende lag får et godt tilbud om overnatting, helst i umiddelbar nærhet av Røros. Innkvarteringstilbudet skal være slik at det gir deltakerne en positiv opplevelse og et godt økonomisk resultat.

Sentrale oppgaver i forberedende fase vil innebære å gjøre avtale med innkvarteringssteder og opprette et team av nøkkelpersoner som forbereder og tar hånd om innkvartering.

I neste fase vil innkvarteringsansvarlig blant annet ha ansvar for gjennomgang av kontrakter og reglement med utleiere, klarere forskrifter med brannvesenet, utarbeide innkvarteringsplaner, ordensregler, utsjekkingslister og rutiner, samt gå gjennom lokaler og instrukser med mannskap. I fasen under cupen vil de sentrale oppgavene bestå i å ta imot ankommende lag og henvise til respektive lokaler, samt holde orden på nøkler ved ankomst og utsjekk.

Post besatt: Mangler to personer.

 

Sosiale aktiviteter

Med ansvar for sosiale aktiviteter sørger du for å bidra til å skape en ramme omkring arrangementet utover det rent sportslige slik at deltakerne reiser herfra med positive følelser og får lyst til å komme tilbake neste gang.

Sentrale oppgaver vil være å utpeke medansvarlige på enkelte underaktiviteter, gjøre avtaler med tilbydere av sosiale aktiviteter og muligheter på Røros, sjekke beholdning av og bestille opp premier/diplomer og organisere premieringsseremoni.

Under cupen bør ansvarlig være tilgjengelig, og sikre at premieringsseremonier foregår på en ryddig og fin måte sammen med premieutdelingsansvarlig.

Post besatt: Mangler to personer.

 

Dugnadsansvarlig

Som dugnadsansvarlig sørger du for at cupen har tilstrekkelig antall dugnadsmannskaper.

Sentrale oppgaver vil være å forsikre seg om at RILFO har tilstrekkelig antall villige dugnadsmannskap til å bistå før og under cupavviklingen og sende ut forhåndsvarsel til alle aktuelle mannskaper om cuptidspunkt og evt. aktuelle oppgaver. Dugnadsansvarlig innhenter mannskapsbehov fra de enkelte hovedansvarlige i komiteen, utarbeide forslag til bemanningsliste, sender ut dugnadsinformasjon og svarskjema for dugnadslister, sender ut endelig dugnadslister før cupstart og utarbeider ryddelister for røroslagene seinest 14 dager før cupstart.

Videre kontrollerer dugnadsansvarlig at vaktmannskaper møter opp på sentrale nøkkelposisjoner, henger opp dugnadsinstrukser og er tilgjengelig for spørsmål, reserveløsninger etc. Dugnad er gøy når arbeidet er godt tilrettelagt!

Post besatt: Mangler to personer.

 

Bevertningsansvarlig

Bevertningsansvarlig tilrettelegger matservering i Røroshallen. Matserveringen skal være slik at det gir deltakerne en positiv opplevelse og et godt økonomisk resultat.

Sentrale oppgaver innebærer inngåelse av avtale om matservering under årets cup, rapportere dugnadsbehov, sikre nøkkelperson til å lede matservering under cupen, og bestille antall porsjoner ut i fra liste over antall A-kort. Videre vil bevertningsansvarlig fordele ansvar for billetter, oppdekking og renhold under måltidene, sørge for god instruks og veiledning til vaktmannskapet ved vaktskiftet/behov, organisere og servere mat under lagledermøtet lørdag kveld.

Post besatt: Mangler én person.

 

Klubbens aktiviteter: